Parliamo di Smart Working

Data 13 Marzo 2020.
In generale questo marzo ce lo ricorderemo un po’ tutti.
Il COVID-19 ha dato una mescolata al mazzo di carte delle nostre abitudini e, in molti, si sono trovati a dover lavorare da casa.

Sì, ho usato la parola “dovere”.
Perché il punto di questo periodo storico non è tanto il fatto di aver scoperto tutti la possibilità del lavoro da remoto. La verità è che qualcosa ci ha costretto a farlo.
Questo è un punto che viene colto poco.
Sappiamo bene quanto una cosa fatta per “dovere” sia poco stimolante.

Tuttavia, se stai leggendo queste righe, sappi che anche questa condizione nasconde delle opportunità da cogliere se non ti fissi sul fatto di essere costretto.
Prova a vivere questa occasione e a scoprirne i risvolti.
Passato tutto sarai in grado di sfruttarli ancora… con o senza virus sulla spalliera 🙂

Ma veniamo a noi.
Smart Working, Smart Working, Smart Working. Ci hanno fracassato i timpani. Tutti che ne parlano ma cosa serve per poterlo fare al meglio???
Andiamo per punti.
Sarò estremamente breve perché quello che conta è passare il concetto di base per poter prendere una direzione consapevole in questo momento di caos.

Smart Working Vs Telelavoro

La maggior parte di noi in questi giorni sta facendo Telelavoro. Ovvero fare quello che farei in ufficio, ma a casa.
Un concetto abbastanza basico che, in qualche modo, apre la strada al concetto di Smart Working.

Chi pratica davvero lo Smart Working, o lavoro agile, ha una vita un po’ diversa.
Questo approccio nasce per creare il massimo connubio tra vita privata e vita lavorativa.
Si lavora per obiettivi: giornalieri, settimanali e/o mensili. Non ci sono vincoli di orario o di luogo ma dei check point condivisi con l’azienda.
Il succo estremamente stretto, tanto da rischiare di diventare improprio, è: questo è quello che dobbiamo ottenere, ottienilo!

Se a metà mattinata vuoi andare a fare una camminata o a scuola di musica… fallo. L’importante è garantire il raggiungimento degli obiettivi.

Nel Telelavoro questo non succede.

Smart Working e Telelavoro non chiedono tecnologia… non subito.

A cosa pensi se ti dico “domani devi lavorare da casa”?
Portatile, connessione, telefono ecc…

Sarebbe bello bastasse così poco.
Parlando di Smart Working forse lo avete intuito. L’organizzazione è la cosa basilare. Definire obiettivi e darsi scadenze precise. Adottare un metodo.
Certo in parte può farlo l’azienda ma è anche un fattore personale. Come ti organizzerai a casa?
Andrai a lavorare da Starbucks?

Partire con la consapevolezza di non essere in ufficio è la vera base.

Condizionare sé stessi

Alzarsi dal letto e mettersi al PC senza nemmeno lavarsi la faccia non è produttivo.
Allo stesso modo lavarsi la faccia e mettersi al PC in pigiama potrebbe non funzionare.
Il buon senso ci dice che, in quel momento, saremo a lavoro a tutti gli effetti.
Il punto è trovare il giusto connubio trar essere produttivi e non sentirsi a disagio visto che siamo in casa.
Se mi metto in giacca e cravatta ma sto in tensione perché penso alla figura di XXXXX che farei se il vicino viene a chiedermi il sale, allora meglio se metto jeans e maglia.

Il punto è che dobbiamo indossare una tenuta idonea al lavoro, non al riposo.
Gli abiti che indossiamo ci condizionano, possiamo far finta di no ma il nostro cervello è programmato per ragionare in un altro modo.

Tuttavia non siamo in ufficio

Dobbiamo essere coscienti delle interruzioni che potrebbero derivare stando tra le mura domestiche.
Issare un muro e pretendere che non ci siano sarà probabilmente impossibile, però possiamo gestirle.
Come?
Definendo degli spazi dedicati di tempo. Lavoriamo in focus su qualcosa per un ora e poi dedichiamoci 10 minuti “a essere disturbati”.
Adattiamo quella che viene chiamata “tecnica del pomodoro”, una famosa tecnica di gestione del tempo.

Gli strumenti

A questo punto possiamo anche cominciare a parlare di strumentazione.
Come Timenet ci siamo attivati con iniziative di Solidarietà Digitale proprio perché sappiamo quanto le Telecomunicazioni siano basilari per questo momento.
Soluzioni vantaggiose di connettività Internet e Voce per far fronte all’emergenza in corso.

chiedi informazioni al reparto Sales sulle iniziative

Partiamo dalle cose semplici e andiamo a crescere. Dando per scontato che ti servirà un computer.

— Connessione Internet.
Verifica che sia adeguata per poter gestire il tuo flusso di lavoro. Mail? Telefonate? Scambio file?
Quanto ci metti per fare le varie operazioni?
Qualora tu abitassi in una zona non troppo fortunata per copertura Fibra, ci sono dei pratici escamotage che puoi mettere in atto.
In Timenet arriviamo a usare dei piccoli modem con SIM per la sola connettività Internet. Per la forma che hanno li chiamiamo simpaticamente “saponette” 🙂

Funzionano molto bene, parlo per esperienza. La zona in cui abito non è un gran che.

— Cloud
La tua azienda dovrà essere pronta a organizzare degli spazi di condivisione in Cloud. Sarà complesso far girare tutto tramite mail.
Deve essere possibile lavorare e scambiarsi i file in modo dinamico. Passata l’emergenza non potrete passare una giornata a riordinare ognuno i suoi file nelle varie cartelle stando attenti a non creare doppioni e versionamenti errati.

— Telefonia
Una parola: VoIP
Sicuramente tutte le aziende stanno già usando questa tecnologia… ma come??
Se la stai usando al meglio, il tuo PC si è già trasformato in un telefono e sul tuo smartphone hai già installato l’app per poter avere l’interno del tuo ufficio sempre a disposizione.

Se così non è sappi che con una linea VoIP è molto semplice farlo e potrai rispondere e gestire il tuo telefono sulla scrivania comodamente da casa.

— Conference Call
Se il tuo lavoro prevede abitualmente la collaborazione con altre persone non puoi smettere di farlo.
Ci sono sistemi sia gratuiti che a pagamento per poter gestire una comunicazione smart.
In Timenet usiamo software come Slack e GoToMeeting. Tuttavia puoi organizzare tutto attraverso i tools di Google, usare whatsapp per gli scambi semplici, il buon vecchio Skype ecc…

Se poi ci vuoi mettere la ciliegina, cuffie e microfono oltre a migliorare l’audio, ti aiutano a isolarti dall’ambiente… E a isolare l’ambiente da te 🙂

Sappi che non è bello averti a casa per chi è abituato a fare le sue cose senza averti intorno 🙂

— VPN
Questa è un po’ più oscura… ma non deve far paura.
La tua azienda potrebbe avere dei servizi tecnologici collegati alla sua rete aziendale.
Ci sono dei software o delle funzionalità che magicamente non funzionano se non ti colleghi dall’ufficio?
Probabilmente, per poterle usare da casa sarà utile configurare una VPN.

Per farla brevissima è un collegamento virtuale con la vostra rete aziendale. Comunemente usato per mettere in comunicazione le aziende multi sede. La sede di Milano è collegata alla sede di Roma in VPN ed entrambe lavorano condividendo una rete aziendale comune.

Potete fare lo stesso 🙂

In sintesi: Produttività!

Non c’è altro se non dire che, in breve, c’è da rimboccarsi le maniche e installare qualche abitudine nuova.
Farlo può essere faticoso ma anche stimolante e aprire a nuovi orizzonti organizzativi e lavorativi.
Va da sé che non tutti i lavori e i ruoli si prestano a essere “Tele” o “Smart”. Questo non dovrebbe essere motivo di preoccupazione e, di rimando, non è colpa di nessuno.

Altri possono esserlo in modo solamente parziale perché prevedono una parte di operatività in sede necessaria.
La discriminante è una sola: la produttività.

La produttività è l’unica vera KPI, l’unico indicatore che ci dirà se la strada intrapresa è quella giusta.

Lavorando da remoto la produttività deve restare stabile, al limite deve salire (molte ricerche lo hanno dimostrato).

Buon lavoro da remoto.
Auguro a tutti di trovare il giusto equilibrio.